Akıllı Mutabakat olarak (Salih Eser Gündüz, Atom Yazılım ve Elektronik ticari unvanıyla faaliyet göstermektedir; "Şirket" veya "Platform"), kişisel verilerinizin gizliliğini ve güvenliğini en yüksek önceliklerimizden biri olarak benimsiyoruz. İşbu Gizlilik Politikası; akillimutabakat.com alan adı üzerinden sunulan Platform'u ziyaret ettiğinizde, kaydolduğunuzda veya hizmetlerimizden yararlandığınızda kişisel verilerinizin nasıl toplandığını, işlendiğini, saklandığını ve korunduğunu açıklamaktadır.

Platform; yapay zeka destekli finansal mutabakat analizi sunan, kullanıcıların Excel ve PDF formatındaki cari hesap ekstrelerini yükleyerek analiz, sınıflandırma ve eşleştirme işlemlerini gerçekleştirebildiği bulut tabanlı bir B2B SaaS hizmetidir.

İşbu Politika; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK"), Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik ve ilgili Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları çerçevesinde hazırlanmıştır. Platform, kullanıcıların yüklediği finansal veriler bakımından veri işleyen, kendi kullanıcılarına ait hesap ve üyelik verileri bakımından ise veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

İşbu Politika; Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası, Veri İşleme Sözleşmesi (DPA), Çerez Politikası ve Hizmet Sözleşmesi ve Kullanım Şartları ile birlikte bir bütün oluşturmakta olup bu belgelerle birlikte değerlendirilmelidir.

MADDE 1 – VERİ SORUMLUSU BİLGİLERİ

6698 sayılı KVKK kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden Şirketimize ait bilgiler aşağıdaki gibidir:

Platform, kullanıcıların yüklediği finansal veri setleri (cari hesap ekstreleri, işlem kayıtları vb.) bakımından veri işleyen sıfatıyla hareket etmekte; söz konusu veriler bakımından veri sorumlusu Kullanıcı'nın kendisidir. Bu ayrım Veri İşleme Sözleşmesi'nde (DPA) ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

MADDE 2 – TOPLANAN KİŞİSEL VERİLER

Platform tarafından işlenen kişisel veriler, hukuki ilişkinin niteliğine ve kullanım senaryosuna göre farklılık göstermektedir. Aşağıdaki kategoriler kapsamında veriler işlenebilmektedir:

2.1. Kimlik ve İletişim Bilgileri

• Ad, soyad

• E-posta adresi

• Telefon numarası (iletişim amacıyla sağlandığında)

2.2. Kullanıcı Hesap ve Üyelik Bilgileri

• Kullanıcı adı ve şifrelenmiş parola

• Google hesabı ile giriş yapılması halinde Google tarafından sağlanan kimlik doğrulama verisi

• Üyelik tarihi ve hesap durumu

• Abonelik planı ve kredi bakiyesi bilgisi

2.3. Finansal İşlem ve Belge Verileri (Geçici İşleme)

Kullanıcılar tarafından Platforma yüklenen Excel ve PDF dosyalarında yer alan verilerdir. Platform'un teknik mimarisi gereği bu veriler sunucu belleğinde (RAM) geçici olarak işlenmekte, işlem tamamlandıktan sonra sistem belleğinden otomatik olarak silinmektedir. Bu veriler kalıcı olarak depolanmamaktadır.

• Cari hesap kayıtları ve ekstre verileri

• İşlem açıklamaları, referans ve fatura numaraları

• İşlem tarihleri ve tutar bilgileri

• Satıcı / alıcı tanımlayıcı bilgileri

Bu kategori kapsamındaki veriler bakımından Platform veri işleyen, Kullanıcı ise veri sorumlusu sıfatını taşımaktadır.

2.4. Teknik ve Güvenlik Verileri

• IP adresi

• Tarayıcı türü ve sürümü, işletim sistemi

• Erişim zamanı ve oturum süresi

• Sistem güvenliği ve hata tespitine yönelik teknik log kayıtları

2.5. İşlem Metadata'sı ve Kullanım Kayıtları

• Kredi kullanım geçmişi ve işlem sayısı

• Yüklenen dosya sayısı, işlem süresi ve işlem zamanı

• Platform içi hareketlere ilişkin operasyonel veriler

2.6. Müşteri İşlem ve Destek Bilgileri

• Destek talepleri, geri bildirimler ve yazışmalar

• Abonelik ve ödeme süreçlerine ilişkin bilgiler

• Kullanıcının Platform'a ilettiği öneri ve şikayetler

2.7. Çerezler ve Analitik Veriler

Çerezler aracılığıyla toplanan veriler işbu Politika'dan ayrı olarak Çerez Politikası ve Aydınlatma Metni'nde ayrıntılı biçimde açıklanmaktadır.

2.8. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Platform, kural olarak özel nitelikli kişisel veri işlemeyi hedeflememektedir. Bununla birlikte, kullanıcı tarafından yüklenen finansal veri setlerinde bu nitelikte veriler yer alması halinde, söz konusu veriler yalnızca hizmetin sunulması amacıyla ve KVKK'nın 6. maddesi ile Kurul kararlarında belirtilen güvenceler çerçevesinde işlenebilecektir.

MADDE 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ DAYANAKLARI

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar doğrultusunda ve KVKK'nın 5. maddesinde belirtilen hukuki sebeplere dayalı olarak işlenmektedir:

MADDE 4 – VERİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle toplanmaktadır:

• Kayıt ve Giriş Formu: Platforma üye olurken veya giriş yaparken sağladığınız bilgiler aracılığıyla.

• Google ile Giriş: Google OAuth entegrasyonu üzerinden gerçekleştirilen kimlik doğrulama sırasında.

• Dosya Yükleme: Kullanıcının Platforma yüklediği Excel veya PDF dosyaları aracılığıyla (geçici işleme).

• Otomatik Toplama: Platform'u kullandığınız sırada çerezler, log dosyaları ve benzeri teknolojiler aracılığıyla.

• Destek İletişimi: Şirketimizle e-posta veya diğer kanallar üzerinden iletişime geçmeniz sırasında.

• Ödeme Süreçleri: Abonelik veya kredi satın alımı sırasında ödeme hizmet sağlayıcıları aracılığıyla.

MADDE 5 – VERİLERİN SAKLANMASI VE SİLİNMESİ

5.1. Genel Saklama İlkesi

Platform, kişisel verileri yalnızca işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklayacaktır. Bu sürenin sona ermesinin ardından veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Saklama sürelerinin belirlenmesinde ilgili mevzuat hükümleri, zaman aşımı süreleri ve işleme amacının gereklilikleri esas alınmaktadır.

5.2. Finansal Belge ve İçerik Verisi

Platform'un teknik mimarisi gereği, kullanıcılar tarafından yüklenen finansal veri ve belgeler sunucularda kalıcı olarak depolanmamaktadır. Bu veriler yalnızca hizmetin sunulabilmesi için sunucu belleğinde (RAM) geçici olarak işlenmekte ve işlem tamamlandıktan sonra sistemden otomatik olarak silinmektedir. Platform bu verilerin kalıcı olarak saklanacağına dair herhangi bir taahhütte bulunmaz. Kullanıcı, dilerse analiz sonuçlarını "Kayıtlı Sonuçlar" özelliği aracılığıyla kendi tarayıcısının yerel depolama alanına (IndexedDB) kaydedebilir. Bu kayıtlar yalnızca kullanıcının cihazında tutulur, Platform sunucularına aktarılmaz ve kullanıcının kontrolündedir. Kullanıcı ilgili kayıtları istediği zaman tarayıcı ayarlarından veya Platform arayüzünden silebilir.

5.3. Kategori Bazında Saklama Süreleri

Ayrıntılı saklama ve imha süreleri için Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası'na başvurabilirsiniz.

5.4. Hesap Silme

Kullanıcı, Platform içindeki kullanıcı menüsünden hesabını istediği zaman silebilir. Hesap silme işlemiyle birlikte kişisel veriler yürürlükteki mevzuat çerçevesinde silinir veya anonim hale getirilir. Yasal saklama yükümlülükleri kapsamında tutulması zorunlu veriler, bu yükümlülüklerin gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmeye devam edebilir.

MADDE 6 – VERİLERİN AKTARILMASI

6.1. Yurt İçi Aktarım

Kişisel verileriniz; KVKK'nın 8. maddesi kapsamında ve aşağıdaki amaçlarla sınırlı olmak üzere belirtilen taraflarla paylaşılabilmektedir:

6.2. Yurt Dışı Aktarım

Platform'un sunduğu hizmetin teknik yapısı gereği aşağıdaki üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları kapsamında kişisel veriler yurt dışına aktarılabilmektedir. Yurt dışı aktarımları, KVKK'nın 9. maddesi çerçevesinde yeterlilik kararı bulunan ülkeler veya standart sözleşme mekanizmaları aracılığıyla gerçekleştirilmektedir.

Platform, üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarının veri işleme politikaları üzerinde doğrudan kontrol sahibi değildir. Bununla birlikte, bu sağlayıcılarla veri güvenliğine ilişkin gerekli sözleşmesel güvenceler tesis edilmektedir.

MADDE 7 – VERİ GÜVENLİĞİ

Platform, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla hizmetin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler uygulamaktadır. Bu kapsamda:

• Veri iletiminde endüstri standardı şifreleme protokolleri (TLS / HTTPS) kullanılmaktadır.

• Sisteme erişimler yetki matrisi ve görev alanıyla sınırlandırılmaktadır.

• Kullanıcıların yüklediği finansal veriler ve belgeler kalıcı olarak depolanmamakta, sunucu belleğinde geçici olarak işlenmekte ve işlem tamamlandıktan sonra otomatik olarak silinmektedir.

• Sistem loglarında kişisel veri veya finansal veri içerikleri tutulmamakta; yalnızca teknik ve operasyonel nitelikte sınırlı metadata kayıt altına alınmaktadır.

• Sistemler düzenli olarak izlenmekte ve güvenlik risklerine karşı gerekli kontroller yapılmaktadır.

• Şifreler hash'lenerek saklanmakta, düz metin parola hiçbir zaman tutulmamaktadır.

Platform, veri güvenliği ihlali tespit edilmesi halinde KVKK'nın 12. maddesi ve ilgili Kurul kararları çerçevesinde gerekli bildirim yükümlülüklerini yerine getirecektir.

MADDE 8 – YAPAY ZEKA İLE VERİ İŞLEME

Platform, mutabakat analizi süreçlerinin bir kısmında yapay zeka destekli sistemlerden (Google Gemini, Google Document AI ve benzeri) yararlanmaktadır. Bu kapsamda:

• Platforma yüklenen Excel dosyalarının ham içerikleri üçüncü taraf yapay zeka hizmet sağlayıcılarına gönderilmemekte; yalnızca işleme için gerekli sınırlı ve anonimleştirilmiş veri unsurları (örneğin başlık adları, satır örnekleri) aktarılmaktadır.

• PDF ve görsel formatındaki belgeler, OCR ve yapılandırılmış veri çıkarımı amacıyla Google Cloud Document AI hizmetine iletilmektedir. Bu içerikler isteğin tamamlanmasının ardından Platform sunucularında bellekten silinmektedir.

• Yapay zeka işleme için yalnızca hizmetin çalışması bakımından zorunlu olan sınırlı ve asgariye indirilmiş veri unsurları aktarılmaktadır.

• Yapay zeka sistemleri olasılıksal sonuçlar üretmekte olup analiz çıktıları kesin finansal doğrulama niteliği taşımamaktadır.

• Kullanıcıların finansal kararlar almadan önce Platform çıktılarını bağımsız olarak doğrulaması tavsiye edilmektedir.

Yapay zeka ile veri işleme, Veri İşleme Sözleşmesi'nin (DPA) 3. ve 4. maddeleri kapsamında ayrıntılı biçimde düzenlenmiştir.

MADDE 9 – ÇEREZLER VE BENZER TEKNOLOJİLER

Platform, çerezler ve benzer teknolojiler kullanmaktadır. Çerezler hakkında ayrıntılı bilgiye — kullanılan çerez türleri, saklama süreleri, hukuki dayanaklar ve tercih yönetimi dahil olmak üzere — Çerez Politikası ve Aydınlatma Metni'nden ulaşabilirsiniz.

MADDE 10 – VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme

• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme

• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme

• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme

• KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme

• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme

• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

KVKK'nın 28. maddesi kapsamındaki istisnai hallerde yukarıdaki haklardan bir kısmı kullanılamayabilir. Bu istisnalar Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası'nda ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

MADDE 11 – HAKLARIN KULLANILMASI / BAŞVURU YÖNTEMİ

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi doğrulayan bilgiler ve talebinize ilişkin açıklamalar içeren başvurunuzu aşağıdaki kanallar aracılığıyla iletebilirsiniz:

Üçüncü kişiler adına başvuruda bulunulabilmesi için noterlikçe düzenlenmiş özel vekaletname ibrazı zorunludur. Başvurunuz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve her halükarda en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılacaktır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarife esas alınacaktır.

MADDE 12 – ÇOCUKLARA İLİŞKİN VERİLER

Platform, ticari işletmelere yönelik bir B2B SaaS hizmeti olup 18 yaşın altındaki kişilerin kullanımına hitap etmemektedir. Platform'u kullanarak 18 yaşından büyük olduğunuzu ve sözleşme akdetme ehliyetine sahip bulunduğunuzu beyan etmiş sayılırsınız. Platform'un çocuklara ait kişisel verilerin işlendiğinin tespiti halinde söz konusu veriler derhal silinecektir.

MADDE 13 – DİĞER POLİTİKA VE BELGELERLE İLİŞKİ

İşbu Gizlilik Politikası, Akıllı Mutabakat'ın aşağıdaki belgeleriyle bir bütün oluşturmaktadır. Herhangi bir çelişki halinde özel nitelikteki belge genel nitelikteki belgeye göre öncelik taşır.

MADDE 14 – POLİTİKADA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

Platform, işbu Gizlilik Politikası'nı yürürlükteki mevzuat ve iş süreçlerindeki gelişmeler doğrultusunda güncelleme hakkını saklı tutar. Güncellemeler Platform üzerinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Esaslı değişiklikler halinde veri sahipleri Platform üzerinden duyuru yapılması ve/veya kayıtlı e-posta adresine bildirim gönderilmesi yoluyla bilgilendirilebilecektir.

MADDE 15 – İLETİŞİM

İşbu Gizlilik Politikası kapsamındaki sorularınız ve veri sahibi başvurularınız için aşağıdaki kanallar aracılığıyla bizimle iletişime geçebilirsiniz:

• E-posta: destek@akillimutabakat.com

• Adres: Suadiye Mah. Bağdat Cad. ARK 399 No: 399 /1 İç Kapı No: 1 Kadıköy / İstanbul