Veri İşleme Sözleşmesi

Bu Veri İşleme Sözleşmesi (“DPA”), akillimutabakat.com alan adı üzerinden sunulan Akıllı Mutabakat platformu kapsamında sunulan hizmetler çerçevesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır.

İşbu DPA, Platform tarafından sunulan Hizmet Sözleşmesi ve Kullanım Şartları’nın ayrılmaz bir parçası olup, söz konusu sözleşme kapsamında gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerine uygulanır.

Platformu kullanan kullanıcı, işbu DPA kapsamında veri sorumlusu, Platform ise veri işleyen sıfatını haizdir.

Taraflar, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin faaliyetlerinde başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) olmak üzere uygulanabilir veri koruma mevzuatına uygun hareket edeceklerini kabul, beyan ve taahhüt eder.

İşbu DPA, Kullanıcının Platformu kullanmaya başlaması ile birlikte yürürlüğe girer ve Hizmet Sözleşmesi yürürlükte kaldığı sürece geçerliliğini korur.

§ MADDE 1 – TARAFLAR VE ROLLER

1.1 İşbu Veri İşleme Sözleşmesi (“DPA”); akillimutabakat.com alan adı üzerinden sunulan Akıllı Mutabakat platformunu işleten Atom Yazılım ve Elektronik (“Platform” veya “Veri İşleyen”) ile Platforma kayıt olarak hizmetlerden yararlanan gerçek veya tüzel kişi kullanıcı (“Kullanıcı” veya “Veri Sorumlusu”) arasında akdedilmiştir.

1.2 Kullanıcı, Platformu kullanarak bu DPA hükümlerini kabul ettiğini beyan eder.

1.3 Taraflar, Platform kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından:

• Kullanıcının veri sorumlusu (controller),

• Platformun ise veri işleyen (processor)

sıfatını haiz olduğunu kabul eder.

1.4 Kullanıcı, Platforma yüklediği kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen taraf olarak, ilgili veri koruma mevzuatı kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hareket ettiğini kabul eder.

1.5. Platform ise, kişisel verileri yalnızca Kullanıcının talimatları doğrultusunda ve işbu DPA ile Hizmet Sözleşmesi kapsamında veri işleyen sıfatıyla işlemektedir.

1.6 Kullanıcı, Platformu kullanırken kendi çalışanları, müşterileri veya üçüncü kişilere ait verileri işleyebileceğini ve bu kapsamda ilgili veri sahiplerine karşı veri sorumlusu olarak yükümlülüklerini yerine getirmekle sorumlu olduğunu kabul eder.

§ MADDE 2 - TANIMLAR

2.1. İşbu Veri İşleme Sözleşmesi kapsamında aşağıdaki terimler belirtilen anlamları ifade eder:

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, sağlık bilgisi gibi KVKK kapsamında özel korumaya tabi olan kişisel verileri ifade eder.

Veri İşleme: Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, açıklanması, aktarılması, sınıflandırılması veya kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

Veri Sorumlusu (Controller): Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Veri İşleyen (Processor): Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Alt İşleyen (Subprocessor): Veri işleyen tarafından, veri işleme faaliyetlerinin bir kısmını gerçekleştirmek üzere yetkilendirilen üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları ifade eder.

Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.

Veri İhlali: Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak yetkisiz kişilerce elde edilmesi, açıklanması, değiştirilmesi veya erişilebilir hale gelmesi durumunu ifade eder.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.

Teknik ve İdari Tedbirler: Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini veya erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla alınan her türlü güvenlik önlemlerini ifade eder.

Yurtdışına Veri Aktarımı: Kişisel verilerin Türkiye dışındaki ülkelere veya yurtdışında yerleşik hizmet sağlayıcılara aktarılmasını ifade eder.

Hizmet: Platform tarafından sunulan ve Hizmet Sözleşmesi’nde tanımlanan SaaS hizmetlerini ifade eder.

Hizmet Sözleşmesi: Akıllı Mutabakat platformunun kullanımına ilişkin şartları düzenleyen ve akillimutabakat.com üzerinden yayımlanan Hizmet Sözleşmesi ve Kullanım Şartları’nı ifade eder. İşbu Veri İşleme Sözleşmesi, Hizmet Sözleşmesi’nin ayrılmaz bir parçası olup, Hizmet Sözleşmesi ile birlikte yorumlanır.

§ MADDE 3 – VERİ İŞLEME KONUSU, KAPSAMI VE TALİMATLAR

3.1 Veri İşlemenin Konusu ve Amacı: İşbu DPA kapsamında veri işleme faaliyetlerinin konusu, Kullanıcı tarafından Platforma yüklenen verilerin, Hizmet Sözleşmesi kapsamında sunulan SaaS hizmetlerinin sağlanabilmesi amacıyla işlenmesidir.

3.2. Platform, kişisel verileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla işleyebilir. Platform, kişisel verileri bu amaçlar dışında kullanamaz:

• Finansal belgelerin analiz edilmesi,

• Veri sınıflandırma ve eşleştirme işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

• Mutabakat süreçlerinin yürütülmesi,

• Raporlama ve analiz çıktılarının oluşturulması,

• Hizmetin teknik olarak sağlanması, sürdürülmesi ve geliştirilmesi,

• Sistem güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi,

• Teknik hata tespiti ve performans iyileştirmesi.

3.3 Veri İşlemenin Niteliği ve Kapsamı: Veri işleme faaliyetleri, Platformun teknik mimarisi çerçevesinde aşağıdaki işlemleri içerebilir:

• Veri yükleme ve geçici işleme,

• Veri ayrıştırma ve analiz,

• Yapay zeka destekli sınıflandırma,

• Eşleştirme ve raporlama,

• Teknik loglama ve sistem izleme.

3.4. Platform, veri işleme faaliyetlerini asgari veri işleme (data minimization) ve amaçla sınırlılık ilkelerine uygun şekilde gerçekleştirir.

3.5 Talimatlara Uygun İşleme: Platform, kişisel verileri yalnızca aşağıdakiler kapsamında işler:

• Kullanıcının talimatları doğrultusunda,

• Hizmet Sözleşmesi,

• İşbu DPA ve uygulanabilir mevzuat.

3.6 Kullanıcının Platformu kullanması, veri işleme faaliyetleri bakımından Platforma verilmiş genel bir talimat niteliğindedir.

3.7 Platform, açıkça hukuka aykırı olduğu anlaşılan talimatları yerine getirmeme hakkına sahiptir ve bu durumda Kullanıcıyı bilgilendirebilir.

3.8. Veri Türleri ve Veri Sahipleri: Platform kapsamında işlenebilecek kişisel veriler, Kullanıcı tarafından Platforma yüklenen içeriklere bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Bu kapsamda işlenebilecek veri kategorileri arasında aşağıdakiler yer alabilir:

• Kimlik bilgileri (ad, soyad)

• İletişim bilgileri (e-posta vb.)

• Finansal işlem verileri

• İşlem açıklamaları ve referans bilgileri.

3.9. Veri sahipleri; Kullanıcının çalışanları, müşterileri, tedarikçileri veya işlem tarafı olan üçüncü kişiler olabilir.

3.10 Verinin Kullanım Sınırı: Platform, işlenen kişisel verileri:

• Kendi adına kullanamaz.

• Ticari amaçlarla değerlendiremez.

• Üçüncü taraflara bağımsız şekilde aktaramaz.

3.11 Platform, verileri yalnızca hizmetin sunulması amacıyla işler.

3.12 Yapay Zeka ile Veri İşleme: Platform, veri işleme faaliyetlerinin bir kısmını yapay zeka destekli sistemler aracılığıyla gerçekleştirebilir. Bu kapsamda:

• Yalnızca gerekli veri unsurları işlenir.

• Mümkün olan hallerde veri minimize edilir.

• Ham veri setleri üçüncü taraflara aktarılmadan işlem yapılması hedeflenir.

• Platform, mümkün olan hallerde veri minimizasyonu ilkesi gereği, yapay zeka hizmetlerine yalnızca anonimleştirilmiş veya sınırlı veri setleri ile işlem yapmayı hedefler.

• Ham veri setleri (Excel, PDF vb. dosya içerikleri) üçüncü taraf yapay zeka hizmet sağlayıcılarına aktarılmaz.

3.13 Yapay zeka sistemleri olasılıksal sonuçlar üretebilir ve veri işleme sürecinde hata payı bulunabilir.

§ MADDE 4 – VERİ İŞLEME İLKELERİ VE HUKUKİ DAYANAK

4.1 Hukuki Dayanak ve Sorumluluk: Kullanıcı, Platforma aktardığı kişisel veriler bakımından veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdakileri kabul, beyan ve taahhüt eder:

• Kişisel verilerin hukuka uygun şekilde elde edildiğini,

• Veri işleme faaliyetinin geçerli bir hukuki sebebe dayandığını,

• İlgili veri sahiplerine karşı aydınlatma ve bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirildiğini

4.2 Platform, kişisel verileri yalnızca veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda ve başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere uygulanabilir veri koruma mevzuatına uygun şekilde işler.

4.3 Veri İşleme İlkeleri: Platform, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket eder:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk,

• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenme,

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

4.4 Veri Kullanımının Sınırlandırılması: Platform, işlenen kişisel verileri:

• Kendi adına kullanamaz,

• Ticari veya pazarlama amacıyla değerlendiremez,

• Bağımsız veri setleri oluşturmak amacıyla işleyemez,

• Veri sorumlusunun talimatları dışında üçüncü kişilere aktaramaz.

4.5 Platform, kişisel verileri yalnızca Hizmet Sözleşmesi kapsamında ve veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda işler.

4.6 Otomatik İşleme ve Yapay Zeka Kullanımı: Platform kapsamında gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinde otomatik analiz yöntemleri ve yapay zeka teknolojileri kullanılabilir. Bu kapsamda:

• Veri işleme süreçleri otomatik sistemler aracılığıyla gerçekleştirilebilir,

• Analiz ve eşleştirme sonuçları algoritmik yöntemlerle üretilebilir.

4.7 Ancak bu sistemler tarafından üretilen çıktılar:

• Tek başına hukuki sonuç doğuran karar niteliğinde değildir,

• Yalnızca yardımcı analiz ve değerlendirme amacı taşır.

§ MADDE 5 - İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

5.1. Platform kapsamında işlenebilecek kişisel veriler, Kullanıcı tarafından Platforma yüklenen veri ve içeriklerin niteliğine bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Platform, yalnızca hizmetin sunulması için gerekli olan kişisel verileri işler.

5.2. Veri Kategorileri: Platform kapsamında aşağıdaki kategorilerde kişisel veriler işlenebilir:

• Kimlik Bilgileri: İsim, soyisim vb.

• İletişim Bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası, fax numarası vb.

• Finansal ve İşlem Verileri: Cari hesap kayıtları, işlem açıklamaları, referans numaraları, işlem tarihleri, işlem tutarları vb.

• Kullanıcı ve Hesap Verileri: Kullanıcı ID, hesap bilgileri, kullanım geçmişi vb.

• Teknik ve Log Verileri: IP adresi, işlem logları, cihaz ve tarayıcı bilgileri, sistem kullanım verileri vb.

5.3. Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Platform, kural olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesini hedeflemez.

5.4. Kullanıcının Platforma özel nitelikli kişisel veri yüklemesi halinde:

• Bu verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesinden Kullanıcı sorumludur,

• Platform bu verileri yalnızca hizmetin sunulması amacıyla ve veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda işler.

5.5. Veri Sahibi Kategorileri: Platform kapsamında işlenebilecek kişisel veriler aşağıdaki kişi gruplarına ait olabilir:

• Kullanıcının çalışanları,

• Kullanıcının müşterileri,

• Kullanıcının tedarikçileri,

• Finansal işlem tarafı olan üçüncü kişiler.

5.6. Veri Minimizasyonu: Platform, işlenen kişisel verilerin gerekli olanlarla sınırlı olmasını, işleme amacıyla bağlantılı ve ölçülü olmasını esas alır. Platform, hizmetin sunulması için gerekli olmayan verilerin işlenmesinden kaçınmayı hedefler.

§ MADDE 6 – VERİ İŞLEME TALİMATLARI VE UYUM

6.1. Talimatlara Uygun İşleme: Platform, kişisel verileri yalnızca, Kullanıcının talimatları doğrultusunda ve Hizmet Sözleşmesi, işbu DPA ve uygulanabilir mevzuat kapsamında işler. Kullanıcının Platformu kullanması, veri işleme faaliyetleri bakımından Platforma verilmiş genel bir talimat niteliğindedir.

6.2. Talimatların Kapsamı: Kullanıcı tarafından verilen talimatlar, Platform üzerinden gerçekleştirilen işlemler, veri yükleme, analiz ve işleme süreçleri ile sınırlıdır. Platform, Kullanıcıdan açıkça talimat almaksızın kişisel verileri işleyemez.

6.3. Hukuka Aykırı Talimatlar: Platform, verilen talimatın yürürlükteki veri koruma mevzuatına aykırı olduğunu tespit etmesi halinde:

• İlgili talimatı yerine getirmeyi reddedebilir,

• Kullanıcıyı bu konuda bilgilendirebilir.

6.4. Veri İşleyen Yükümlülüğü: Platform, veri işleyen sıfatıyla:

• Kişisel verileri yalnızca talimatlar doğrultusunda işler,

• Verileri gizli tutar,

• Veri güvenliğini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

6.5. Personel ve Yetkilendirme: Platform, kişisel verilere erişimi olan çalışanlarının:

• Gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar.

• Yalnızca gerekli ölçüde veri erişimine sahip olmasını temin eder.

• Platform, veri işleme faaliyetlerine dahil olan personelin veri koruma yükümlülüklerine uygun hareket etmesini sağlamakla yükümlüdür.

6.6. Bağımsız Veri İşleme Yasağı: Platform, kişisel verileri:

• Kendi adına işleyemez,

• Ticari amaçlarla kullanamaz,

• Veri sorumlusunun talimatları dışında değerlendiremez.

6.7 Mevzuata Uyum: Platform, veri işleme faaliyetlerini başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere uygulanabilir veri koruma mevzuatına uygun şekilde yürütür.

§ MADDE 7 – VERİ GÜVENLİĞİ

7.1. Genel Yükümlülük: Platform, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak, işlenmesini, erişilmesini, ifşa edilmesini önlemek ve kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almayı taahhüt eder.

7.2 Teknik ve İdari Tedbirler: Platform, veri güvenliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki tedbirleri uygulayabilir:

• Teknik Tedbirler: Veri iletiminde şifreleme (SSL/TLS), erişim kontrol mekanizmaları, kimlik doğrulama sistemleri, sistem loglarının tutulması, güvenlik duvarı ve saldırı tespit sistemleri, düzenli güvenlik güncellemeleri vb.

• İdari Tedbirler: Yetki matrisi oluşturulması, personel erişim sınırlandırması, gizlilik yükümlülükleri, iç politika ve prosedürler, veri güvenliği eğitimleri vb.

7.3. Sistem Logları ve Veri İçeriği: Platform sistem loglarında yalnızca teknik ve operasyonel metadata (örneğin işlem süresi, dosya sayısı, işlem sayısı) tutulur. Kişisel veri, finansal veri veya dosya içerikleri log sistemlerine kaydedilmez.

7.4. Erişim Kontrolü: Platform, kişisel verilere erişimi:

• Yalnızca görevleri gereği erişmesi gereken kişilerle sınırlar,

• Yetkisiz erişimleri önlemek için gerekli sistemleri uygular.

7.5. Veri Saklama Mimarisi: Platform teknik mimarisi gereği:

• Kullanıcı tarafından yüklenen dosyalar geçici olarak işlenir,

• Kalıcı olarak depolanmaz,

• İşlem tamamlandıktan sonra sistem belleğinden silinir.

7.6. Platform veritabanında yalnızca hizmetin sunulması için gerekli sınırlı veri tutulur.

7.7. Veri İhlali Yönetimi: Platform, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak elde edilmesi veya veri ihlali meydana gelmesi halinde:

• Durumu makul süre içerisinde ve mümkün olan en kısa sürede Kullanıcıya bildirir,

• İhlalin etkilerini azaltmak için gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

7.8. Alt İşleyicilerin Güvenliği: Platform, veri işleme faaliyetlerinde kullandığı alt işleyicileri seçerken makul özen gösterir ve bu hizmet sağlayıcıların veri güvenliği ve veri koruma yükümlülüklerine uygun hareket etmesini sağlamak amacıyla gerekli sözleşmesel ve teknik tedbirleri alır.

7.9. Platform, alt işleyicileri seçerken makul özeni göstermekle yükümlüdür. Alt işleyicilerin kendi kusurlarından kaynaklanan ihlallerden, ilgili hizmet sağlayıcı sorumludur; ancak Platformun bu kapsamda doğabilecek sorumluluğu, işbu sözleşmede belirtilen sorumluluk sınırları ile sınırlıdır.

7.10. Güvenlik Sınırlamaları: Kullanıcı, internet ortamında veri iletiminin doğası gereği, hiçbir sistemin tamamen güvenli olmadığını ve veri iletiminin mutlak güvenlik garantisi taşımadığını kabul eder.

§ MADDE 8 – ALT İŞLEYİCİLER

8.1. Alt İşleyici Kullanımı: Platform, hizmetin sunulabilmesi amacıyla kişisel veri işleme faaliyetlerinin bir kısmını üçüncü taraf hizmet sağlayıcılara (“Alt İşleyici”) devredebilir. Bu kapsamda alt işleyiciler aşağıdakiler olabilir:

• Bulut altyapı sağlayıcıları

• Yapay zeka servis sağlayıcıları

• Veri işleme ve analiz hizmetleri

• e-posta ve iletişim servisleri

8.2. Alt İşleyici Seçimi: Platform, alt işleyicileri seçerken, veri güvenliği standartlarını, teknik yeterliliklerini, veri koruma mevzuatına uyumlarını dikkate alarak makul özeni gösterir.

8.3 Alt İşleyiciler ile Sözleşme: Platform, alt işleyiciler ile veri işleme faaliyetlerini kapsayan ve veri koruma yükümlülüklerini içeren sözleşmeler akdetmek için makul çabayı gösterir.

8.4 Veri Aktarımı: Alt işleyicilerin yurtdışında bulunması halinde, kişisel veriler ilgili hizmetin gerektirdiği ölçüde yurtdışına aktarılabilir. Bu aktarım, yürürlükteki veri koruma mevzuatına uygun şekilde gerçekleştirilir.

8.5 Alt İşleyici Değişiklikleri: Platform, kullandığı alt işleyicileri zaman zaman değiştirme veya yeni alt işleyiciler ekleme hakkını saklı tutar. Platform, önemli değişiklikler hakkında Kullanıcıyı makul ölçüde bilgilendirmeye çalışabilir.

8.6. Sorumluluk: Platform, alt işleyicileri seçerken ve görevlendirirken makul özeni göstermekle yükümlüdür. Alt işleyicilerin kendi faaliyetlerinden kaynaklanan veri ihlallerinden, ilgili hizmet sağlayıcı kendi sorumluluğu kapsamında sorumludur.

§ MADDE 9 – YURTDIŞINA VERİ AKTARIMI

9.1 Genel Esas: Platform hizmetlerinin sunulabilmesi amacıyla kişisel veriler, yurt dışında bulunan sunuculara veya alt işleyicilere aktarılabilir. Bu kapsamda veri aktarımı, yalnızca hizmetin teknik olarak sağlanması için gerekli olan ölçüde gerçekleştirilir.

9.2. Veri Sorumlusunun Yükümlülüğü: Kullanıcı, veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerin yurtdışına aktarılması için gerekli hukuki şartları sağlamakla, ilgili veri sahiplerini bilgilendirmekle, gerekli olması halinde açık rıza almakla yükümlüdür.

9.3. Platformun Yükümlülüğü: Platform, kişisel verilerin yurtdışına aktarımında, veri güvenliğine ilişkin gerekli teknik ve idari tedbirleri almayı, veri aktarımını asgari düzeyde tutmayı taahhüt eder.

9.4. Platform, üçüncü taraf hizmet sağlayıcıların veri saklama politikaları üzerinde kontrol sahibi değildir. Kullanıcı, bu hizmet sağlayıcıların kendi veri saklama ve işleme politikalarına tabi olduğunu kabul eder.

9.5. Aktarım Yapılabilecek Ülkeler ve Hizmet Sağlayıcılar: Kişisel veriler, başta Avrupa Birliği ülkeleri olmak üzere, Platformun hizmet aldığı alt işleyicilerin bulunduğu ülkelere aktarılabilir. Bu kapsamda veri aktarımı, bulut altyapı sağlayıcıları ve yapay zeka hizmet sağlayıcıları aracılığıyla gerçekleştirilebilir.

9.6. Platform altyapısı, veri güvenliği ve hizmet sürekliliği gereklilikleri doğrultusunda, Avrupa Birliği sınırları içerisinde yer alan veri merkezlerinde barındırılabilir.

9.7. Sorumluluk Sınırı: Kullanıcı, yurtdışına veri aktarımına ilişkin hukuki yükümlülüklerin veri sorumlusu sıfatıyla kendisine ait olduğunu kabul eder. Platform, veri aktarımının Kullanıcının talimatları doğrultusunda gerçekleştirilmesi nedeniyle, ilgili veri sahiplerine karşı doğrudan sorumlu değildir.

§ MADDE 10 – VERİ SAKLAMA VE İMHA

10.1 Veri Saklama Süresi: Platform, kişisel verileri yalnızca Hizmet Sözleşmesi kapsamında belirlenen amaçların yerine getirilebilmesi için gerekli olan süre boyunca işler. Platform, hizmetin niteliği gereği kişisel verilerin kalıcı olarak saklanmasını hedeflemez ve Kullanıcı tarafından yüklenen veri ve içeriklerin kalıcı olarak saklanacağına dair herhangi bir taahhütte bulunmaz.

10.2. Teknik Saklama Modeli: Platformun teknik mimarisi gereği:

• Kullanıcı tarafından yüklenen veri ve belgeler sunucu belleğinde (RAM) geçici olarak işlenir,

• Bu veriler kalıcı veri depolama sistemlerine kaydedilmez,

• Veri işleme tamamlandıktan sonra sistem belleğinden silinir.

• Platform veritabanında yalnızca hizmetin sunulması için gerekli sınırlı metadata ve kullanıcı bilgileri tutulabilir.

10.3. Platform tarafından üretilen analiz sonuçları ve işlem çıktıları, Kullanıcının tarayıcısında geçici olarak saklanabilir. Bu veriler Platform sunucularında kalıcı olarak tutulmaz ve belirli bir süre (örneğin 24 saat) sonunda otomatik olarak silinir.

10.4. Kullanıcı Sorumluluğu: Kullanıcı, Platforma yüklediği veri ve belgelerin, Platform tarafından kalıcı olarak saklanmadığını, bu nedenle kendi sistemlerinde yedeklenmesinden sorumlu olduğunu kabul eder.

10.5. Sözleşmenin Sona Ermesi Halinde Veri İşleme: Hizmet Sözleşmesi’nin sona ermesi veya Kullanıcı hesabının silinmesi halinde:

• Platform nezdinde bulunan kişisel veriler yürürlükteki mevzuata uygun şekilde silinir veya anonim hale getirilir,

• Veri işleme faaliyetleri sona erdirilir.

10.6. Platform tarafından tutulan teknik log verileri, performans metrikleri ve kullanıcıya ait hesap verileri, hizmetin sunulması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla gerekli olduğu süre boyunca saklanır. Teknik log verileri ve performans metrikleri sınırlı süreyle (örneğin 30 gün) saklanarak otomatik olarak silinir. Kullanıcı hesap bilgileri ve kullanım verileri ise hesap aktif olduğu sürece muhafaza edilir ve Kullanıcının hesap silme talebinde bulunması halinde geri döndürülemez şekilde silinir.

10.7. Yasal Saklama Yükümlülükleri: Platform, yürürlükteki mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler kapsamında belirli verileri saklamakla yükümlü olması halinde, bu verileri ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca muhafaza edebilir. Bu kapsamda saklanan veriler, yalnızca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenir.

§ MADDE 11 – VERİ İHLALİ BİLDİRİMİ

11.1. Veri İhlali Tanımı: İşbu Sözleşme kapsamında veri ihlali; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak: yetkisiz kişiler tarafından elde edilmesi, açıklanması, değiştirilmesi veya erişilebilir hale gelmesi durumlarını ifade eder.

11.2 Bildirim Yükümlülüğü: Platform, işlenen kişisel verilerin güvenliğini etkileyen bir veri ihlalinden haberdar olması halinde:

• Durumu, ihlali öğrenmesinden itibaren yetmiş iki (72) saat içinde Kullanıcıya bildirir,

• İhlalin niteliği, etkilenen veri kategorileri, tahmini etkilenen kişi sayısı ve alınan ya da alınması planlanan önlemler hakkında mevcut bilgiler çerçevesinde bilgilendirme yapar,

• İhlalin tam kapsamı ilk bildirim anında belirlenemiyorsa, mevcut bilgilerle ön bildirim yapılır ve kapsamlı bilgi tamamlanır tamamlanmaz iletilir.

11.3. Alınacak Önlemler: Platform, veri ihlali durumunda, ihlalin etkilerini azaltmak ve ihlalin tekrarını önlemek amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

11.4. İş birliği: Taraflar, veri ihlali durumunda, gerekli incelemelerin yapılması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi konularında makul ölçüde iş birliği yapmayı kabul eder.

11.5. Veri Sorumlusunun Yükümlülüğü: Kullanıcı, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdakilerden sorumludur:

• Veri ihlalinin ilgili kişilere bildirilmesinden,

• Veri ihlalinin, KVKK md. 12/5 uyarınca öğrenilmesinden itibaren yetmiş iki (72) saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirilmesinden,

• Mevzuattan doğan diğer yükümlülüklerin yerine getirilmesinden.

§ MADDE 12 – DENETİM VE BİLGİ TALEP HAKKI

12.1. Bilgi Talep Hakkı: Kullanıcı, veri sorumlusu sıfatıyla, Platformun veri işleme faaliyetlerine ilişkin olarak makul ölçüde bilgi talep edebilir. Platform, bu kapsamda, veri işleme faaliyetlerinin genel çerçevesi, uygulanan teknik ve idari güvenlik tedbirleri hakkında bilgi sağlayabilir.

12.2. Denetim Sınırı: Taraflar, veri işleme faaliyetlerine ilişkin denetimlerin esas olarak, yazılı bilgi talepleri ve politika ve dokümantasyon paylaşımı yoluyla gerçekleştirileceğini kabul eder. Fiziksel yerinde denetim, ancak aşağıdaki hallerde gerçekleştirilebilir:

• Makul bir gerekçenin bulunması,

• Önceden yazılı bildirim yapılması,

• Tarafların karşılıklı mutabakatı.

12.3. Ticari Sırların Korunması: Platform, denetim ve bilgi paylaşımı sırasında, ticari sırlarını, sistem güvenliğini ve diğer müşterilere ait bilgileri tehlikeye atmamak kaydıyla hareket eder.

12.4. Maliyet ve Sıklık: Denetim talepleri:

• Makul sıklıkta yapılmalıdır,

• Platform üzerinde orantısız bir yük oluşturmamalıdır.

• Gerekli olması halinde, denetim sürecine ilişkin makul maliyetler talepte bulunan tarafça karşılanabilir.

12.5 Üçüncü Taraf Denetimleri: Platform, veri güvenliği ve sistemlerine ilişkin olarak üçüncü taraf denetim raporları veya güvenlik belgelerine sahip olması halinde, bunları uygun ölçüde paylaşabilir.

§ MADDE 13 – SORUMLULUK

13.1 Genel Sorumluluk İlkesi: Taraflar, kişisel verilerin işlenmesi kapsamında yürürlükteki veri koruma mevzuatına aykırı hareket etmeleri halinde, kendi kusurları oranında sorumlu olacaklarını kabul eder.

13.2 Veri Sorumlusunun Sorumluluğu: Kullanıcı, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki hususlardan münhasıran sorumludur:

• Kişisel verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesi,

• Veri işleme faaliyetinin hukuki bir sebebe dayanması,

• Veri sahiplerine gerekli aydınlatmanın yapılması,

• Gerekli hallerde açık rıza alınması,

• Yurtdışına veri aktarımına ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

13.3 Veri İşleyenin Sorumluluğu: Platform, veri işleyen sıfatıyla aşağıdakilerle sınırlı olarak sorumludur:

• Kişisel verileri yalnızca Kullanıcının talimatları doğrultusunda işlemek,

• Veri güvenliğine ilişkin makul teknik ve idari tedbirleri almak.

13.4. Kullanıcı Verilerinden Doğan Sorumluluk: Platform, Kullanıcı tarafından Platforma yüklenen verilerin, içeriği, doğruluğu ve hukuka uygunluğu konusunda herhangi bir sorumluluk üstlenmez.

13.5 Üçüncü Taraf Hizmet Sağlayıcılar: Platform, alt işleyicileri seçerken makul özeni göstermekle yükümlüdür. Alt işleyicilerin kendi kusurlarından kaynaklanan veri ihlallerinden doğan sorumluluk, ilgili hizmet sağlayıcıya aittir.

13.6 Dolaylı Zararlar: Platform hiçbir durumda aşağıdaki zararlardan sorumlu tutulamaz:

• kar kaybı

• iş kaybı

• veri kaybı

• itibar kaybı

• dolaylı veya sonuçsal zararlar.

13.7 Sorumluluk Üst Limiti: Platformun işbu DPA kapsamında doğabilecek toplam sorumluluğu, her halükârda, Kullanıcının ilgili uyuşmazlığa konu olaydan önceki on iki (12) ay içerisinde Platforma ödemiş olduğu toplam hizmet bedeli ile sınırlıdır.

§ MADDE 14 - MÜCBİR SEBEP

14.1. Tarafların kontrolü dışında gerçekleşen ve tarafların sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmelerini engelleyen olaylar mücbir sebep olarak kabul edilir. Mücbir sebep hallerine örnek olarak sayılabilir ancak bunlarla sınırlı değildir: doğal afetler, savaş veya iç karışıklıklar, terör olayları, salgın hastalıklar, grev ve lokavt, internet altyapısı veya enerji kesintileri, bulut altyapı hizmetlerinde yaşanan büyük çaplı kesintiler, kamu otoritelerinin kararları.

14.2. Mücbir sebep durumuna maruz kalan taraf, durumu makul süre içerisinde diğer tarafa bildirmekle yükümlüdür. Mücbir sebep durumunun ortaya çıkması halinde taraflar yükümlülüklerini yerine getirememelerinden sorumlu tutulamaz. Bu sürede Taraflar’ın işbu Sözleşme’den doğan hak ve yükümlülükleri askıya alınır.

14.3. Mücbir sebep halinin otuz (30) günden fazla sürmesi halinde taraflardan her biri sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme hakkına sahiptir.

§ MADDE 15 – SÖZLEŞMENİN BÜTÜNLÜĞÜ

15.1. İşbu sözleşme hükümlerinden herhangi birinin kısmen veya tamamen geçersiz sayılması, diğer hükümlerin geçerliliğini etkilemez. Geçersiz sayılan hüküm yerine, tarafların iradesine en yakın ve hukuka uygun hüküm uygulanır.

§ MADDE 16 - SÖZLEŞMEDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

16.1. Platform, işbu Sözleşme hükümlerini zaman zaman güncelleme veya değiştirme hakkını saklı tutar.

16.2. Sözleşmede yapılan değişiklikler Platform üzerinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

16.3. Platform, önemli değişiklikler hakkında kullanıcıları makul ölçüde bilgilendirmeye çalışabilir. Bu bildirim, Platform üzerinden duyuru yapılması ve/veya kayıtlı e-posta adresine bildirim gönderilmesi yollarından biri ile gerçekleştirilebilir.

16.4. Kullanıcının güncellenmiş sözleşmenin yürürlüğe girmesinden sonra Platformu kullanmaya devam etmesi, güncellenmiş sözleşme hükümlerini kabul ettiği anlamına gelir.

16.5. Kullanıcı güncellenmiş sözleşme hükümlerini kabul etmediği takdirde Platformu kullanmayı bırakma ve hesabını silme hakkına sahiptir.

16.6. Yapılan değişiklikler, geçmişe etkili olmayıp yalnızca yürürlük tarihinden itibaren uygulanır.

§ MADDE 17 - UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

17.1. İşbu Sözleşme Türkiye Cumhuriyeti hukukuna tabidir. İşbu Sözleşmeden doğabilecek her türlü uyuşmazlığın çözümünde İstanbul Merkez (Çağlayan) Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.

§ MADDE 18 - TEBLİGAT VE İLETİŞİM

18.1 İşbu Sözleşme ile ilgili taraflara gönderilecek olan tüm bildirimler, Platform’un bilinen E-Posta adresi ve üyenin kayıt formunda belirttiği E-Posta adresi vasıtasıyla yapılacaktır.

Kullanıcı, üye olurken belirttiği adresin ve e-posta adresinin geçerli tebligat adresi olduğunu, değişmesi durumunda 5 iş günü içinde yazılı olarak diğer tarafa bildireceğini, aksi halde bu adrese yapılacak tebligatların geçerli sayılacağını kabul eder.

18.2. Platform ile iletişim için aşağıdaki kanallar kullanılabilir:

E-posta: destek@akillimutabakat.com
Web: akillimutabakat.com

18.3. Platform üzerinden yapılan bildirimler, Kullanıcının hesabına tanımlandığı anda tebliğ edilmiş sayılır ve ayrıca bir bildirim yapılmasına gerek bulunmaz.