Mutabakat Nasıl Yazılır ve Nelere Dikkat Edilir?

Mutabakat yazısı nasıl yazılır? Cari, BA-BS ve stok mutabakatı için örnek metin, zorunlu bilgiler ve adım adım şablonla pratik bir rehber.

Akıllı Mutabakat Ekibi21 Eylül 20266 dk okuma

Mutabakat yazısı, iki taraf arasındaki hesap veya bakiye bilgisinin karşılıklı doğrulanması için hazırlanan resmi bir metindir. Doğru bir mutabakat yazısı; tarafların unvanını, dönemi, bakiye tutarını, para birimini ve onay/itiraz için verilen süreyi net biçimde içerir. Kısacası mutabakat yazmak, "şu tarih itibarıyla bizim kayıtlarımızda size ait bakiye şudur, kayıtlarınızla uyuşuyor mu?" sorusunu belgeye dökmektir.

Bu rehberde mutabakatın nasıl yazıldığını adım adım, örnek metin ve şablonla anlatıyor; cari, BA-BS ve stok mutabakatı arasındaki farkları karşılaştırıyoruz.

Öne Çıkanlar

Mutabakat yazısı en az şu bilgileri içermelidir: tarafların unvanı ve vergi bilgisi, mutabakat dönemi, bakiye tutarı ve borç/alacak yönü, para birimi ile onay veya itiraz için tanınan süre.
Cari mutabakat için Türk Ticaret Kanunu'nda tek tip zorunlu format yoktur; ancak defter ve belge düzeni ile ispat açısından yazılı ve tarihli olması önemlidir.
BA-BS mutabakatı, 5.000 TL ve üzeri alım-satımların karşı tarafla tutar bazında karşılaştırılmasıdır.
Stok mutabakatı, konsinye veya emanet mal ilişkisinde fiziki ve kayıtlı miktarın karşılaştırılmasıdır.
Yüzlerce cari için mutabakat otomasyonu, elle yapılan işe göre günler mertebesinde zaman tasarrufu sağlayabilir.

Mutabakat Nedir, Neden Yazılır?

Mutabakat, iki işletmenin muhasebe kayıtlarındaki tutarların birbiriyle örtüşüp örtüşmediğini karşılıklı olarak teyit etmesidir. Dönem sonlarında (genellikle yıl sonu veya çeyrek dönem) yapılır ve amacı; hatalı kayıtları, eksik faturaları, yanlış tahsilat eşleştirmelerini ve kur farklarını erken yakalamaktır.

Mutabakat yazmak yalnızca muhasebe disiplini değil, aynı zamanda hukuki bir güvence sağlar. Bir alacağın varlığını ispatlamak gerektiğinde, karşı tarafın onayladığı bir mutabakat metni güçlü bir delildir.

Mutabakat Yazısında Bulunması Gereken Bilgiler

Hangi tür olursa olsun, sağlam bir mutabakat metninde şu unsurlar bulunmalıdır:

Gönderen ve alıcı bilgileri: Ticaret unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
Mutabakat dönemi: Örneğin "01.01.2024 – 31.12.2024" veya "31.12.2024 tarihi itibarıyla".
Bakiye tutarı ve yön: Tutar rakamla ve yazıyla; borç mu alacak mı olduğu açıkça belirtilir.
Para birimi: TL, USD, EUR gibi.
Onay/itiraz talebi ve süre: "Mutabıkız/mutabık değiliz" seçenekleri ve yanıt için tanınan gün sayısı (uygulamada sıklıkla 7-15 gün).
Yetkili imza ve kaşe veya elektronik ortamda gönderiliyorsa e-imza/KEP kaydı.

Mutabakat Nasıl Yazılır: Adım Adım

Mutabakat türünü belirleyin. Cari hesap, BA-BS veya stok mutabakatı mı yapacaksınız? İçerik buna göre şekillenir.
Dönemi ve kesim tarihini sabitleyin. Tüm hesaplamalar aynı tarih itibarıyla yapılmalıdır.
Kayıttan bakiyeyi çekin. Muhasebe programınızdan ilgili carinin ekstresini alın (örneğin Netsis'te cari ekstresini Excel/PDF olarak dışa aktarabilirsiniz).
Metni oluşturun. Yukarıdaki zorunlu bilgileri düzenli bir şablona yerleştirin.
Gönderim yöntemini seçin. E-posta, KEP veya fiziki posta. İspat gücü için KEP tercih edilir.
Yanıtları takip edin ve arşivleyin. Onaylanan ve itiraz edilen mutabakatları ayrı ayrı kaydedin; itirazlar için fark analizi yapın.

Cari Mutabakat Örnek Metni (Şablon)

Aşağıdaki şablonu ihtiyacınıza göre uyarlayabilirsiniz:

MUTABAKAT MEKTUBU

Sayın [Firma Unvanı],

31.12.2024 tarihi itibarıyla firmamız kayıtlarında adınıza görünen cari hesap bakiyesi aşağıda belirtilmiştir.

Bakiye: 128.450,00 TL (Yüz yirmi sekiz bin dört yüz elli TL) — Borç

Kayıtlarınızla mutabık olup olmadığınızı, işbu yazının tarafınıza ulaşmasından itibaren 7 gün içinde aşağıdaki bölümü doldurarak tarafımıza bildirmenizi rica ederiz.

☐ Mutabıkız ☐ Mutabık değiliz (fark: __________ )

Firma Kaşesi / Yetkili İmza

Bu şablon, ihtiyacınıza göre bir cari mutabakat şablonu olarak Excel veya Word'de hazırlanabilir; toplu gönderimlerde ise otomasyon çok daha pratiktir.

Mutabakat Türleri: Karşılaştırma Tablosu

Tür	Neyi karşılaştırır?	Sıklık	Öne çıkan not
Cari mutabakat	İki firmanın cari hesap bakiyesi	Dönem/yıl sonu	Alacak ispatında güçlü delil
BA-BS mutabakatı	Alım-satım tutarları	Aylık	5.000 TL ve üzeri işlemler
Stok mutabakatı	Fiziki ve kayıtlı mal miktarı	Dönemsel/yıl sonu	Konsinye ve emanet mallarda kritik

Cari Mutabakat ve TTK

Türk Ticaret Kanunu, mutabakat için tek tip bir zorunlu form dayatmaz; ancak tacirlerin ticari defter ve belgelerini düzenli tutması ve hesap ilişkilerini belgelemesi esastır. Cari mutabakat, bu düzenin ispat ayağını güçlendirir. Kanun metnine Mevzuat Bilgi Sistemi üzerinden ulaşabilirsiniz. "Cari mutabakat TTK zorunluluğu" ifadesi çoğu zaman bu belgeleme ve ispat gerekliliğini kasteder; pratikte firmalar mutabakatı standart bir kontrol süreci olarak uygular.

BA-BS Nasıl Düzenlenir?

Ba (Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Bildirim) ve Bs (Mal ve Hizmet Satışlarına İlişkin Bildirim) formları, belirli tutarın üzerindeki alım-satımların vergi idaresine bildirilmesini kapsar. Bu form bildirimi 5.000 TL ve üzeri işlemler için geçerlidir; ayrıntılar 396 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde düzenlenmiştir (Gelir İdaresi Başkanlığı). BA-BS mutabakatında yapılan iş, sizin Ba/Bs tutarlarınızın karşı tarafın Bs/Ba tutarlarıyla uyuşup uyuşmadığını kontrol etmektir. Böylece iki taraf da aynı işlemi aynı tutarla bildirmiş olur ve idari uyumsuzluk riski azalır.

Stok Mutabakatı Nedir?

Stok mutabakatı, özellikle konsinye (satılınca ödenen) ve emanet mal ilişkilerinde, karşı tarafta bulunan malın fiziki miktarı ile sizin kayıtlarınızdaki miktarın karşılaştırılmasıdır. Fatura kesilmemiş sevkiyatlar, iade edilen ama kayda alınmayan ürünler veya fire, stok farklarının başlıca kaynaklarıdır. Stok mutabakatı yazısında ürün kodu, miktar ve birim mutlaka yer almalıdır.

Teyit Mektubu ile Mutabakatın Farkı

Teyit mektubu, çoğunlukla bağımsız denetim sürecinde denetçinin talebiyle, üçüncü bir tarafa (banka, müşteri, tedarikçi) gönderilen ve bakiyenin doğrulanmasını isteyen belgedir. Amaç benzer olsa da teyit mektubu genellikle denetim kapsamında ve denetçi adına yürütülür; mutabakat ise iki ticari taraf arasında rutin olarak yapılır. İkisi de yazılı doğrulamaya dayanır ancak süreç sahibi ve hukuki bağlam farklıdır.

Excel ile Mutabakat: İki Cari Ekstre Nasıl Karşılaştırılır?

Az sayıda cari için Excel yeterlidir. İki ekstreyi karşılaştırmanın en pratik yolu:

Her iki tarafın ekstresini aynı sütun düzenine getirin (tarih, belge no, borç, alacak).
Fatura/belge numarasını anahtar kabul edip EĞERSAY (COUNTIF) ile bir listede olup diğerinde olmayan kayıtları bulun: =EĞERSAY(B:B; A2) formülü, A2'deki belgenin B sütununda kaç kez geçtiğini verir; sonuç 0 ise o kayıt eksiktir.
Tutar eşleştirmesi için DÜŞEYARA (VLOOKUP) veya İNDİS/KAÇINCI (INDEX/MATCH) kullanarak belge bazında tutar farkını hesaplayın.

Bu yöntem işe yarar, ancak yüzlerce cari ve binlerce satırda hataya açıktır ve zaman alır. Netsis, Logo gibi programlardan cari ekstreyi Excel/CSV olarak dışa aktardıktan sonra bile eşleştirmeyi elle kontrol etmek zorunda kalırsınız.

Mutabakat Otomasyonu ve KEP ile Gönderim

Mutabakat yönetimi programı kullanmak, metin hazırlama, toplu gönderim, yanıt takibi ve fark analizini tek akışta birleştirir. Otomasyonun sağladığı zaman kazancı işlem hacmine bağlıdır; yüzlerce cariyi elle yönetmek günler alırken, otomatik gönderim ve eşleştirme bu süreyi saatlere indirebilir. En büyük kazanç, hatırlatma ve raporlamanın otomatikleşmesiyle takip yükünün ortadan kalkmasıdır.

Elektronik ortamda mutabakatın ispat gücünü artırmak için e-mutabakatın KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile gönderilmesi tercih edilir. KEP, gönderim zamanını ve içeriğini yasal olarak kayıt altına alır; böylece "gönderdim/almadım" tartışmaları ortadan kalkar. KEP hakkında resmi bilgiye Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu üzerinden ulaşabilirsiniz.

Sonuç

Mutabakat yazmak, doğru şablon ve net bilgilerle basit bir işlemdir; asıl zorluk çok sayıda cariyi yönetmek, farkları bulmak ve yanıtları takip etmektir. Cari, BA-BS ve stok mutabakatlarını tek yerden yürütmek, hem zaman kazandırır hem de hata riskini düşürür. Mutabakat sürecinizi uçtan uca dijitalleştirmek için Akıllı Mutabakat çözümünü inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Mutabakat yazısı kısa mı olmalı?

Evet. İyi bir mutabakat metni sade ve net olmalıdır: taraflar, dönem, bakiye, para birimi ve yanıt süresi yeterlidir. Gereksiz açıklamalar itiraz durumunda karışıklık yaratır.

Mutabakata kaç günde cevap verilmeli?

Zorunlu bir yasal süre olmamakla birlikte, uygulamada yazının içinde 7-15 gün arası bir yanıt süresi tanımlanır. Süre metinde açıkça belirtilmelidir.

Cari mutabakat yapmak zorunlu mu?

Tek tip bir mutabakat formu zorunluluğu yoktur; ancak tacirin hesap ilişkilerini belgelemesi ve defter düzenini koruması gerektiğinden mutabakat, ispat açısından güçlü ve yaygın bir uygulamadır.

BA-BS mutabakatı hangi tutardan itibaren yapılır?

Ba-Bs bildirimleri 5.000 TL ve üzeri alım-satım işlemlerini kapsar. Mutabakatta bu tutarların karşı tarafın bildirimleriyle uyumu kontrol edilir.

E-mutabakat KEP ile mi gönderilmeli?

Zorunlu olmasa da KEP, gönderim zamanını ve içeriğini yasal olarak kayıt altına aldığı için ispat gücü en yüksek yöntemdir; özellikle alacak takibi olan hesaplarda önerilir.