Mutabakat Mektubu Örneği: Şablon ve Kurallar

Mutabakat mektubu, iki taraf arasındaki cari hesap bakiyelerinin veya alış-satış tutarlarının karşılıklı ve yazılı olarak doğrulanması için gönderilen resmi bir belgedir. Aşağıda hemen kopyalayıp firma bilgilerinizle değiştirerek kullanabileceğiniz iki hazır mutabakat mektubu örneği (cari hesap ve BA-BS) ile mektubu hatasız yazmanın kurallarını bulacaksınız.

Bu sayfa doğrudan "örnek metin" arayan muhasebeci ve mali müşavirler için hazırlandı: şablonu alın, köşeli parantezleri doldurun, gönderin. Aşağıdaki metinleri Word veya e-posta gövdesine olduğu gibi yapıştırabilirsiniz.

Öne Çıkanlar

• Geçerli bir mutabakat mektubunda mutlaka bulunması gerekenler: tarih, taraf bilgileri, mutabakat dönemi, net bakiye (borç/alacak yönüyle) ve yanıt süresidir.
• Aşağıdaki cari hesap ve BA-BS mektup şablonlarını olduğu gibi kopyalayıp kendi tutarlarınızla doldurabilirsiniz.
• "Belirtilen sürede yanıt gelmezse mutabık sayılır" ibaresi yaygındır; bakiyeniz farklıysa süresi içinde yazılı itiraz etmek kendi lehinizedir.
• Cari mektup toplam bakiyeyi, BA-BS mektubu ise aylık alış (Form Ba) ve satış (Form Bs) tutarı ile belge adedini doğrular.
• Yüzlerce cariye tek tek mektup gönderip yanıt toplamak yerine dijital mutabakat araçları süreci dakikalara indirir.

Mutabakat Mektubu Örneği (Cari Hesap)

En sık kullanılan şablon budur. Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle değiştirmeniz yeterli:

[Firma Antetli Kağıdı / Logo]

Tarih: __/__/____
Sayı: 2025/__

Sayın [Karşı Firma Unvanı],

Firmamız kayıtlarına göre __/__/____ – __/__/____ dönemine ait
cari hesabınızın durumu aşağıdaki gibidir:

Borç Bakiyesi   : ................ TL
Alacak Bakiyesi : ................ TL
Net Bakiye      : ................ TL (Borç/Alacak)

Yukarıda belirtilen bakiyenin kayıtlarınızla mutabık olup
olmadığının, bu mektubun tarafınıza ulaşmasından itibaren
7 (yedi) gün içinde firmamıza yazılı olarak bildirilmesini
rica ederiz.

Belirtilen süre içinde tarafınızdan yanıt alınamaması
halinde mutabık kalındığı kabul edilecektir.

Saygılarımızla,

[Yetkili Ad Soyad]
[Unvan]
[Firma Adı]
[İmza / Kaşe]

----------------------------------------------------
MUTABAKAT CEVABI (Karşı taraf doldurur)

(  ) Mutabıkız. Bakiyeler kayıtlarımızla uyumludur.
(  ) Mutabık değiliz. Bize göre bakiye ......... TL'dir.

Açıklama: ......................................

Ad Soyad / İmza / Kaşe: ........................

Bu örneği hem kağıt hem e-posta ile gönderebilirsiniz. Metinde iki nokta kritiktir: net bakiyeyi rakamla açıkça yazmak ve borç/alacak yönünü belirsizliğe yer bırakmadan ifade etmek. Doldurulmaya hazır tablo yapısında bir belge arıyorsanız, alanların ne anlama geldiğini adım adım anlattığımız cari mutabakat formu örneği rehberimize göz atın.

Örnek Senaryo: Bakiye Neden Tutmaz?

Diyelim ki bir tedarikçiye kaydınızda 120.000 TL borç görünüyor, tedarikçi ise 132.000 TL alacak gösteriyor. Aradaki 12.000 TL fark çoğu zaman şu klasik nedenlerden kaynaklanır:

• Ay sonunda kesilen ama karşı tarafça bir sonraki döneme kaydedilen fatura.
• Sizin işlediğiniz fakat karşı tarafa henüz ulaşmamış bir iade faturası.
• Banka havalesinin muhasebeye farklı tarihte kaydedilmesi.
• Vade farkı veya kur farkı faturasının yalnızca bir tarafta bulunması.

Mektupta net bakiyeyi ve dönemi açıkça yazdığınızda karşı taraf farkı satır satır kolayca eşleştirir. Belirsiz ifade kullanırsanız yazışma günlerce uzar. Bu yüzden iyi bir mutabakat mektubunun tek işlevi bilgi vermek değil, karşı tarafın hızlı yanıt vermesini kolaylaştırmaktır.

BA-BS Mutabakat Mektubu Örneği

Form Ba ve Form Bs bildirimleri, belirli haddin üzerindeki mal ve hizmet alış-satışlarının Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirilmesine dayanır. Güncel had ve yükümlülükler değişebildiği için formu doldurmadan önce Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi sitesini kontrol etmenizi öneririz. İki firmanın kayıtlarının uyumunu teyit etmek için şu kısa şablon yeterlidir:

Sayın [Firma Unvanı],

[Ay/Yıl] dönemine ait firmamız kayıtlarında yer alan
mal ve hizmet [alış/satış] tutarları aşağıdadır:

KDV Hariç Tutar : ................ TL
Belge Adedi     : ................

Bu bilgilerin Form Ba/Bs kayıtlarınızla uyumlu olup
olmadığını teyit etmenizi rica ederiz.

Saygılarımızla,
[Firma / Yetkili / İmza]

BA-BS mutabakatında hem tutarın hem de belge adedinin iki tarafta aynı olması gerekir. Fark varsa eksik ya da fazla kaydedilen faturalar tespit edilerek düzeltilir. Bu adım, dönem sonunda bildirim uyumsuzluğuyla karşılaşmamak için önemlidir.

Mutabakat Mektubu Yazarken 7 Kural

1. Dönem net olsun: Hangi tarih aralığının mutabakata konu olduğunu mutlaka yazın.
2. Tutarları hem rakam hem yazı ile belirtin: Yanlış anlaşılmaları önler.
3. Borç/alacak yönünü açıkça yazın: "Lehimize/aleyhinize" gibi ifadeler yerine "borç bakiyesi" gibi net terimler kullanın.
4. Yanıt süresi koyun: Genelde 7-15 gün makuldür. Süre sonunda mutabık sayılma şartını ekleyin.
5. İletişim bilgisi ekleyin: İtiraz veya soru için ulaşılacak kişi ile telefon/e-posta yazın.
6. Kaşe ve imza: Kağıt mektuplarda resmiyet için gereklidir; dijitalde e-imza veya onay linki kullanılır.
7. Kayıt tutun: Gönderim ve yanıt tarihlerini arşivleyin; olası uyuşmazlıkta delil niteliği taşır.

Mektubu Nasıl Hazırlarsınız? Excel'den Otomatik Sisteme

Mektup metnini elinizde tuttuktan sonra iş, bakiyeleri doğru yerleştirmeye ve doğru cariye göndermeye kalır. Küçük ölçekte bu yeterince basittir:

• Muhasebe programınızdan dönem cari hareket dökümünü alın.
• Her cari için net bakiyeyi mektup şablonuna elle yerleştirin.
• Kaşe/imza ekleyip e-posta veya kağıt olarak gönderin.

Excel ile mutabakat nasıl yapılır sorusunun pratik cevabı da budur: ekstreleri iki sütunda karşılaştırıp farkı bulur, sonra mektubu hazırlarsınız. Ancak cari sayısı yüzleri bulunca üç sorun büyür: formül ve kopyalama hataları, sürüm karmaşası ve manuel yanıt takibi. Bir mutabakat takip programı olarak Excel bu noktadan sonra kırılganlaşır.

Bu aşamada otomatik cari hesap eşleştirme yapan bir ekstre mutabakat programı hem daha hızlı hem daha güvenlidir. Otomatik mutabakat araçları Logo, Netsis, Mikro gibi yaygın muhasebe yazılımlarından cari ekstre verisini doğrudan çeker, mektupları şablona dökerek toplu mutabakat gönderme işlemini tek tıkla yapar ve karşı tarafın yanıtını tek ekranda toplar. Aynı mantık BA-BS mutabakatı için de geçerlidir.

Kağıt Mektup mu, E-Mutabakat mı?

Geleneksel yöntemde mektup basılır, imzalanır, postayla gönderilir ve yanıt beklenir. Yüzlerce cariye sahip bir firmada bu süreç haftalar alır, yanıt oranı düşük kalır. Dijital sistemlerde ise:

• Tüm cari ve BA-BS mektupları toplu, tek tıkla gönderilir.
• Karşı taraf e-posta veya SMS'teki linkten saniyeler içinde onaylar ya da itiraz eder.
• Yanıt vermeyenlere otomatik hatırlatma gider.
• Mutabık/mutabık değil raporları anlık izlenir ve arşivlenir.

Sermaye piyasası kaynaklı mutabakatlarda ise aracı kurumlar dönemsel hesap ekstresi gönderir; ilgili düzenlemeler için Sermaye Piyasası Kurulu'nun (SPK) resmi sitesine bakabilirsiniz. Mantık cari mektupla aynıdır: iki tarafın kayıtları birbirini tutmalıdır.

Sonuç

Doğru hazırlanmış bir mutabakat mektubu, hesap hatalarını erken yakalamanızı ve olası uyuşmazlıkta elinizi güçlü tutmanızı sağlar. Yukarıdaki cari ve BA-BS örneklerini kendi firmanıza uyarlayıp hemen kullanabilirsiniz.

Yüzlerce cari ile uğraşıyor, mektup gönderip yanıt toplamakla zaman kaybediyorsanız süreci dijitale taşımanın tam zamanı. Akıllı Mutabakat ile hazır şablonları dakikalar içinde toplu gönderin, yanıtları tek ekranda izleyin ve muhasebe programınızdan veri aktarın. Ücretsiz denemek için akillimutabakat.com adresini ziyaret edin.

Sık Sorulan Sorular

Mutabakat mektubu örneğini nasıl kullanırım?

Yukarıdaki şablonu kopyalayın, köşeli parantez içindeki firma unvanı, dönem ve bakiye alanlarını kendi verilerinizle değiştirin, yetkili imzası ve kaşe ekleyip karşı tarafa gönderin. Kağıt veya e-posta olarak iletilebilir.

Mutabakat mektubunda hangi bilgiler zorunludur?

Tarih, gönderen ve alıcı taraf bilgileri, mutabakata konu dönem, net bakiye (borç/alacak yönüyle) ve yanıt süresi bulunmalıdır. BA-BS mektubunda ayrıca KDV hariç tutar ve belge adedi yer alır.

Mutabakat mektubuna yanıt vermek zorunlu mu?

Yasal bir zorunluluk olmasa da mektupta genellikle "belirtilen süre içinde yanıt verilmezse mutabık kalındığı kabul edilecektir" ifadesi yer alır. Bakiyeniz farklıysa süresi içinde yazılı itiraz etmeniz kendi çıkarınızadır.

Mektubu Word'de mi yoksa e-posta ile mi göndermeliyim?

İkisi de geçerlidir. Az sayıda cari için Word/e-posta yeterlidir; yüzlerce cari söz konusuysa toplu gönderim ve yanıt takibi yapabilen bir dijital mutabakat aracı çok daha az hata ile daha hızlı sonuç verir.

Mutabakat sağlanamazsa ne yapılır?

Bakiyeler tutmuyorsa farkın kaynağı araştırılır: eksik/fazla kaydedilen fatura, yanlış dönem, iade, tahsilat veya ödeme farkı gibi. Fark bulunup düzeltildikten sonra gerekirse yeni bir mutabakat mektubu gönderilir.

İlgili yazılar

• Cari Mutabakat Formu Örneği: Excel Şablonu
• Cari Mutabakat Formu Örneği (Word): Ücretsiz Şablon
• Mutabakat Mektubu Örneği: Hazır Şablon ve Kurallar
• Cari Hesap Mutabakatı Nasıl Yapılır? Pratik Rehber (2026)
• Mutabakat Nedir, Türleri Nelerdir ve Nasıl Yapılır?